Succesvol een congres organiseren

Tegen het organiseren van een congres wordt soms meer opgezien dan nodig is. Natuurlijk vereist het behoorlijk wat planning, van het opzetten van de inhoud tot registreren van de deelnemers, maar het event zelf kan best efficiënt worden aangepakt. Vooral als je gebruik maakt van een aantal handige elementen die je niet zelf hoeft aan te schaffen: je kunt heel overzichtelijk congres materiaal huren.

Voorbeelden congresbenodigdheden

Om de organisatie gemakkelijker te maken kun je denken aan het huren van:

• buffeteilanden: overzichtelijk voor de catering en ook functioneel als room dividers;
• een spreekgestoelte: de meeste sprekers vinden een dergelijk 'anker' op het podium prettig tijdens hun presentatie, bovendien oogt het professioneel;
• podiumelementen: met een modulair systeem bepaal je zelf de vorm en grootte van het podium;
• koppelbare stoelen: om veiligheidsredenen en om de zaalcapaciteit goed te benutten (bv: klapstoelen).

De laatste suggestie, koppelbare stoelen, is echt een must-have voor een congres. Deze stoelen kunnen zeer compact aangeleverd worden en zijn eenvoudig te plaatsen. Doordat deze stoelen worden gekoppeld, blijft de opstelling ordelijk. De uitstraling van een congres is optimaal als de zitplaatsen netjes en gelijkmatig in rijen zijn opgesteld. Laat eventueel de rijen een halve plaats verspringen, zodat bezoekers niet tegen elkaars achterhoofd aan kijken.

Congres organiseren met een draaiboek

Met deze ideeën om een congres te organiseren én met het overzichtelijke aanbod in deze categorie, heb je alvast een concreter beeld gekregen van wat er mogelijk is. Een bijkomende tip is: maak een planning en stel deze na het congres bij, zodat je een draaiboek hebt voor de volgende keer. Had je bijvoorbeeld te weinig stoelen of wil je de volgende keer wat statafels achterin voor de laatkomers? Noteer het, dat is gemakkelijk voor je volgende bestelling.